退職理由を「本人の言葉で残す」

退職を考え始めた出来事

退職理由の分類ではなく、判断が動いた具体的な場面を見ます。起点を探ります。「退職を考え始めたのは、どのような出来事の後ですか」と尋ね、業務変更、上司との会話、希望とのずれなどを本人の言葉で聞きます。「以前から不満だった」だけなら、その不満が行動へ変わった場面を深掘りします。出来事が複数あっても、面接官が主因を決めず、本人がどう結び付けたかを記録します。

相談した相手と返された対応

退職前に誰へ相談し、どのような返答や対応があったかを見ます。経路を確かめます。「退職を決める前に、誰かへ状況を伝えましたか」と聞き、相談しなかった場合も理由を尋ねます。上司へ伝えたのに返答がなかったのか、制度を知らなかったのかでは、会社が見直す論点が違います。相談の有無だけで本人を評価せず、声を上げた後に何が起きたかまで記録します。

残留の余地があった条件

どの条件が変われば退職判断も変わり得たのかを確認します。引き止めとは別です。「業務や働き方にどのような変更があれば、退職を考え直す余地がありましたか」と尋ねます。「何もない」という回答も、そのまま残します。退職手続きの途中で改善を約束して判断を迫るのではなく、過去の分岐点を知る質問として扱います。本人の希望と会社が実行できる対応を混同しません。

会社へ伝えたい再発防止の論点

同じ理由で別の社員が退職しないために、何を変えてほしいかを聞きます。提案を求めます。「同じ状況の社員がいたら、会社は何を変えるとよいですか」と尋ね、業務、上司の対応、相談経路など具体的な対象へ分けます。退職者の提案がそのまま正解とは限りません。それでも、本人が問題と捉えた場面を記録すれば、他の退職面談や社内情報と照らして確認できます。

直属の上司へ退職を伝えた後

退職の申し出を受けた後、直属の上司とは別の相手が理由を聞く場面です。役割を分けます。「上司へ伝える前に、退職について誰かへ相談しましたか」と尋ね、判断までの経緯を確認します。上司が同席すると話しにくい内容も、別の聞き手なら回答の選択肢が広がります。ただし、聞き手が変わるだけで本音が保証されるわけではありません。情報の確認者と利用目的も先に伝えます。

外国人社員が日本語で詳しく話しにくい面談

日常会話はできても、感情や複雑な経緯を日本語で説明しにくい退職者へ聞く場面です。流暢さで決めません。「仕事を辞めようと思った場面を説明してください」と問い、回答に応じて出来事や相談行動を深掘りします。短い回答でも、質問の理解不足なのか、話したくないのかをAIが断定してはいけません。人事は録画を確認し、言葉を変えた追加質問や人による面談が要るかを判断します。

複数部署の退職理由を比べる面談

部署ごとに面接担当者が異なり、退職理由の聞き方が揃っていない場面です。質問を共通化します。「退職を考え始めた出来事」「相談した相手」「会社の対応」を同じ順序で聞き、回答に応じた深掘りも設定します。ある部署だけ上司との関係を聞かず、別の部署だけ詳しく記録する状態では比較できません。共通質問と本人の回答を残し、分類は人事が後から確認します。

退職後に職場改善の論点を振り返る場面

退職面談の回答を、手続き終了後に人事が見返す場面です。記録を眠らせません。「業務量」と分類された回答でも、録画では担当変更の説明不足や相談後の対応が語られていることがあります。分類だけを集計すると、その経緯は消えます。人事は本人の言葉、具体的な出来事、相談後の対応を分けて確認し、他の退職者にも共通する論点かを判断します。個人の回答だけで全社傾向とは決めません。

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